Viktig å tenke på til vurdering av ny medlemsløsning

Hvordan går vi frem for å finne medlemsløsningen som passer for oss?

Mange foreninger og forbund i Norge har praktisk erfaring med å få utviklet et tilpasset medlemssystem og følt konsekvensene av det på kroppen. Ingen av de Skykontoret har snakket med ønsker å gjøre det på nytt. De ønsker nå et standard system i stedet, som har mange brukere. Dette ønsker de å leie som en fast, løpende tjeneste slik at de slipper å sitte med utviklings- og vedlikeholdsansvar selv, og der fremtidige oppgraderinger og løpende drift er inkludert i prisen slik at skjulte kostnadsbomber kan unngås.

Disse ønskene bunner i erkjennelsen om at verden har blitt så kompleks og endrer seg så hyppig at for å mestre arbeidet må vi fremover gi bedre opplæring og støtte på IT. Skal organisasjonen klare å ta i bruk de nye løsningene, og nå sine mål, må vi derfor frigjøre ressurser til dette fremover.

tynn_is.png

Når beveger du deg på tynn is?

De fleste er nok i dag klar over dette, men blir likevel utsatt for krefter som drar en vekk fra land og utpå tynn is, der det er stor risiko for å plumpe gjennom. Disse kreftene kommer fra flere kanter, både internt og eksternt:

Administrasjonen: "Det å skifte til hyppig endringstakt og nye arbeidsmetoder har kommet brått på organisasjonen og er tungt å få til. Vi har derfor blitt enige om å bestille løsningen med de tilpasningene som er nødvendige for å støtte våre arbeidsmetoder."

Tynn is: Slike tilpasninger fører ofte til at standardløsninger må tas ut av leie-modellen og i stedet installeres lokalt med egen driftspartner (eie-modellen). Da vil dette kunne forhindre den ønskede leie-modellen, forsinke innføringen av nye arbeidsmetoder og resultere i en hybrid løsning med høyere kompleksitet og driftskostnader. Vår erfaring er at de som har gjort dette valget angrer, og blir tvunget tilbake til start for å kjøre prosessen på nytt.

Brukere: "Medlemssystemet som kan leies har ikke all funksjonalitet vi trenger. Bruken oppleves tungvinn og utskriftene kommer ikke riktig."

Tynn is: Brukerne har ofte rett i det. Faren er derfor stor for å bli dratt ut i et utviklingsprosjekt der du likevel blir sittende med eierforpliktelsene, til tross for at utgangspunktet var en abonnementsløsning. Husk at moderne løsninger (som leies) ofte forutsetter moderne arbeidsmetoder. Å skulle skrive ut på papir er neppe et naturlig steg i en moderne arbeidsmetode. Å starte med anskaffelse av medlemssystem er her å begynne i feil ende. Du må rykke tilbake til start.

IT:  "Når leverandøren eier løsningen som mange kunder leier av dem, blir løsningen oppgradert og utvidet med ny funksjonalitet på kontinuerlig basis uten at vi har full kontroll over omfanget og tidspunktet for endringene. Vi har flere skyløsninger også, og alle endres ganske hyppig. Hvem ivaretar vårt totalbehov for hvordan vi skal forholde oss, følger opp leverandørene, passer på at integrasjonene fungerer etter endringene og koordinerer internt og eksternt? Hvem forbereder organisasjonen, og gir nødvendig veiledning og opplæring?"

Tynn is: IT har rett, med nye løsninger kommer nye problemstillinger. Dersom disse utfordringen ikke løses riktig risikerer du å gå glipp av viktige fordeler med abonnementsløsningene. Etabler faste tjenester som løser disse utfordringene før du starter implementering. 

Brukere: "Dette skulle jo være en toppmoderne, integrert løsning! Så hvorfor: a) trenger vi en ekstra innlogging for å komme inn, b) er det så vanskelig å komme inn utenfor kontoret og c) er ikke e-post, fellesdokumenter og økonomi inne på medlemsløsningen?"

Tynn is: Integrerte, skybaserte løsninger (som f eks Dynamics 365/CRM Online) forutsetter en eksisterende skybasert infrastruktur (for Dynamics 365/CRM Online er dette Office 365) som den kan integrere med. Både skyløsningen og tjenestene rundt den som er nødvendige for at brukerne klarer å ta denne i bruk må på plass først. Du må rykke tilbake til start, grunnmuren må bygges først.

Slik holder du deg (stort sett) trygt på land

For å øke sannsynligheten for å lykkes er det viktig å begynne i riktig ende og gjøre en ting av gangen. Start med hva dere ønsker å oppnå og hvordan en totalløsning kan se ut. Ikke bruk tid på å diskutere krav til teknisk funksjonalitet.

Snakk deretter med eksperter på digitalisering og IT. Når de forstår hvem dere er, hva dere har i dag og hva dere ønsker å oppnå, kan de finne den totalløsningen som passer best.

Forsøk heller ikke å implementere totalløsningen med ett stort prosjekt. Det er risikabelt. La i stedet ekspertene foreslå hvordan løsningen kan deles opp i mindre deler. Hvilke deler er enkle å få til både fra et teknisk og organisatorisk ståsted, og som dermed har lav risiko og kostnad? Ofte er det fornuftig å starte med disse.

Det er mye lettere å få med organisasjonen på en endring hvis endringen kommer etter en annen endring som var vellykket. Rekkefølgen og størrelsen på endringene bør være veloverveid og godt planlagt. 

Foreninger og forbund i Oslo har mulighet til å få hjelp til å utarbeide en strategisk plan for dette kostnadsfritt og uforpliktende, se her.

Et tredvetalls foreninger og forbund har allerede benyttet seg av denne muligheten, og mange har deretter:

  1. etablert nye IT-tjenester som har kontinuerlig opplæringstilbud for alle inkludert i prisen, og annen støtte som hjelper organisasjonen til å nyttiggjøre seg moderne løsninger
  2. skiftet til moderne skybasert kontorstøtte som støtter nye, abonnementsbaserte medlemsløsninger og etablert fast støtte for å gå over til nye arbeidsmetoder
  3. gått ut til leverandører av medlemsløsning først når konsekvensene ved eie- / leie-modellen er tydelige, og de har en klar plan for når og hvordan løsningen skal innføres i organisasjonen

 

Store forskjeller i lønnsandel mellom foreninger i Oslo

Skykontoret har sett på alle foreninger og forbund i Oslo med 5-100 ansatte og funnet andelen av inntektene som brukes til lønn.

De blå søylene viser hvor stor prosentandel lønnskostnadene utgjør i forhold til driftsinntektene. Den røde grafen viser antall foreninger i hver gruppe. Vi kan se at det er 372 foreninger med mellom 5 og 14 ansatte, som i snitt bruker 15% av inntektene på lønn. Større foreninger bruker vesentlig mer av inntektene på lønn.

De blå søylene viser hvor stor prosentandel lønnskostnadene utgjør i forhold til driftsinntektene. Den røde grafen viser antall foreninger i hver gruppe. Vi kan se at det er 372 foreninger med mellom 5 og 14 ansatte, som i snitt bruker 15% av inntektene på lønn. Større foreninger bruker vesentlig mer av inntektene på lønn.

De blå søylene viser hvor stor prosentandel lønnskostnadene utgjør i forhold til driftsinntektene. Den røde grafen viser antall foreninger i hver gruppe. Vi kan se at det er 372 foreninger med mellom 5 og 14 ansatte, som i snitt bruker 15% av inntektene på lønn. Større foreninger bruker vesentlig mer av inntektene på lønn.

Lønnsandelen for din forening finner du ved dele de totale lønnskostnadene (inkludert eventuelle pensjonsforpliktelser) på de samlede inntektene for foreningen. Har du ikke regnskapet lett tilgjengelig finner du tallene på nettsteder som www.proff.no. Ligger dere over gjennomsnittet?

Lønnsandelen alene er ikke et presist mål på hvordan en ligger an med modernisering og digitalisering. Tallet er likevel interessant fordi lønn vanligvis er den største enkeltkostnaden for foreningene, og for oss som ledere er det et hovedanliggende å få mest mulig ut av disse.

Noen foreninger har høye lønnskostnader fordi mange ansatte jobber direkte med tjenester som er knyttet til foreningens formål og mandat, for eksempel rådgivning til medlemmer. Men vi ser også at mange foreninger med høy lønnsandel bruker mye ressurser på ren administrasjon. Sekretariatene sier til oss at de har mye dobbeltarbeid (manuelt, papirbasert arbeid) og at internkommunikasjon er tidkrevende. For mange er det også vanskelig å jobbe utenfor kontoret, møtene er papirbaserte og avhengig av at deltakerne er på samme sted, fellesløsningene oppleves som tungvinne å bruke og mye tid forsvinner til IT-relatert plunder og heft i hverdagen. 

Unngå IT-fella

Som ledere er vi ansvarlig for å sikre en bærekraftig økonomi for organisasjonen. Det betyr for mange å bruke en større andel av lønnskostnadene til å øke driftsinntekter og forbedre medlemstjenestene. Kostnadene må tilpasses inntektene, og det er viktig å ikke glemme at vi samtidig må ha rom for nødvendige endringer og investeringer for å sette endringen ut i livet. For ideelle virksomheter er det avgjørende å sikre at mest mulig av inntektene går til formålet. Det forutsetter en rimelig og rasjonell administrasjon.

Endringer blir sjelden møtt med jubelbrus i organisasjonen, men mange ledere og medarbeidere føler at foreningen sitter litt fast i fortiden og at modernisering og fornyelse nå er helt nødvendig.

Dessverre ser vi alt for ofte at behovet for modernisering blir forsøkt løst med en oppgradering av IT-systemet, og at oppgaven blir gitt til foreningens IT-ansvarlige. Det er å begynne i feil ende, og en risikerer å få løsninger som ikke blir tatt i bruk slik det er tenkt. Det var vel ikke meningen at investeringen som skulle modernisere og rasjonalisere i stedet gav høyere kostnader og uendret organisasjon?

Det er virksomheten som skal digitaliseres, ikke IT-systemet

Start i den andre enden, med organisasjonen, arbeidsprosessene og økonomien. Digitalisering skal gi varige forbedringer i foreningens inntekts- og kostnadsstruktur, økt jobbtilfredsstillelse og medlemsengasjement.

Størst sannsynlighet for å lykkes har foreninger der generalsekretæren betrakter digitaliseringen som et internt endringsarbeid og tar de nødvendige grep: Hvordan avdekke forbedringsmuligheter, finne nærliggende tiltak med lav risiko og kostnad, og gjøre endringene i riktig rekkefølge?

Skykontoret har hjulpet et 30-talls foreninger i Oslo med å identifisere og prioritere tiltak for digitalisering og modernisering. Vi møter dere gjerne for å dele våre erfaringer, og tilbyr til de som ønsker det å lage et forslag til en strategisk digitaliseringsplan uten noen kostnader for foreningen.

 

Hjelp: Google, Apple eller Microsoft?

Hjelp: Google, Apple eller Microsoft?

Vi var nylig i møte med en virksomhet som virket temmelig fortvilte: Skal vi velge økosystemet til Google, Apple eller Microsoft? -Vi føler dette som et grunnleggende, nesten eksistensielt valg for virksomheten, sa lederen.

Virksomheten hadde ikke ligget på latsiden: De hadde kartlagt de ulike økosystemene med styrker og svakheter, teknisk funksjonalitet og priser. De hadde satt i drift flere av løsningene og testet de ut i daglig bruk. De hadde satt opp en prosess der første steg var å rangere de ulike økosystemene etter hva som passet best (dette var de ikke kommet i mål med). Andre steg var å invitere ulike IT-leverandører etter hvilket økosystem de representerte.

Denne fremgangsmåten vil i dag føre de aller fleste virksomheter på ville veier, med fortvilte medarbeidere underveis.

Mange ledere er vant til å fokusere sin innsats på å finne riktig løsning på problemet. Men i vår digitale tidsalder er det mye viktigere at lederne tenker på hvilket problem de skal finne løsning på.

Er det å velge økosystem det rasjonelle problemet å velge for deg som leder? De aller fleste av oss forholder oss til økosystemene til Google, Apple og Microsoft hver eneste dag, uansett hva "IT-avdelingen" sier. I en gjennomsnittlig norsk bedrift i dag vil du finne mennesker som prefererer PCer eller MACer, iPhone- eller Android-mobiler. Mange dyktige nøkkelmedarbeidere orker ikke slike IT-drevne prosesser; de "ordner seg selv" med private løsninger utenfor virksomheten, og bruker disse i jobbsammenheng for å samhandle mer effektivt både internt og eksternt.

Det er viktig å finne fellesløsninger, men disse bør heve seg over de begrensningene som defineres av et enkelt økosystem og dette kan du i dag kjøpe som en tjeneste. Vi anbefaler å starte med å invitere nøkkelmedarbeiderne til et møte for å lage en felles plan for digitalisering av virksomheten.

Team Magnus Carlsen sikres mot russere

Team Magnus Carlsen sikres mot russere

I forbindelse med sjakk-VM beskrev VG hvordan team Magnus Carlsen sikret seg mot russisk innsyn:

«Før VM kunne VG fortelle at Magnus Carlsen og hans hjelpere sikres mot at hackere får tak i hemmelighetene deres under VM.

– Pentagon-sikkerhet, kalte Espen Agdestein det.

– Det står tross alt om en VM-tittel, og da ønsker vi å sikre oss der dette er mulig, sa Agdestein og understreket at de ikke hadde noen mistanker til Sergej Karjakin eller teamet rundt ham.

Vibeke Hansen i Microsoft Norge fortalte at Carlsen & co får tilgang til deres sky-teknologi, som er kryptert i alle ledd. Skytjenestene sørger for sikker identifikasjon av både personer og verktøyene (PC, nettbrett og mobil) de bruker for å få tilgang. Carlsens hjelpere under VM sitter trolig flere steder i verden.»

Se VG artikkel: Dommerne sjekker maten til Carlsen for «jukse-dingser»