Skykontoret har sett på alle foreninger og forbund i Oslo med 5-100 ansatte og funnet andelen av inntektene som brukes til lønn.

De blå søylene viser hvor stor prosentandel lønnskostnadene utgjør i forhold til driftsinntektene. Den røde grafen viser antall foreninger i hver gruppe. Vi kan se at det er 372 foreninger med mellom 5 og 14 ansatte, som i snitt bruker 15% av inntektene på lønn. Større foreninger bruker vesentlig mer av inntektene på lønn.

De blå søylene viser hvor stor prosentandel lønnskostnadene utgjør i forhold til driftsinntektene. Den røde grafen viser antall foreninger i hver gruppe. Vi kan se at det er 372 foreninger med mellom 5 og 14 ansatte, som i snitt bruker 15% av inntektene på lønn. Større foreninger bruker vesentlig mer av inntektene på lønn.

De blå søylene viser hvor stor prosentandel lønnskostnadene utgjør i forhold til driftsinntektene. Den røde grafen viser antall foreninger i hver gruppe. Vi kan se at det er 372 foreninger med mellom 5 og 14 ansatte, som i snitt bruker 15% av inntektene på lønn. Større foreninger bruker vesentlig mer av inntektene på lønn.

Lønnsandelen for din forening finner du ved dele de totale lønnskostnadene (inkludert eventuelle pensjonsforpliktelser) på de samlede inntektene for foreningen. Har du ikke regnskapet lett tilgjengelig finner du tallene på nettsteder som www.proff.no. Ligger dere over gjennomsnittet?

Lønnsandelen alene er ikke et presist mål på hvordan en ligger an med modernisering og digitalisering. Tallet er likevel interessant fordi lønn vanligvis er den største enkeltkostnaden for foreningene, og for oss som ledere er det et hovedanliggende å få mest mulig ut av disse.

Noen foreninger har høye lønnskostnader fordi mange ansatte jobber direkte med tjenester som er knyttet til foreningens formål og mandat, for eksempel rådgivning til medlemmer. Men vi ser også at mange foreninger med høy lønnsandel bruker mye ressurser på ren administrasjon. Sekretariatene sier til oss at de har mye dobbeltarbeid (manuelt, papirbasert arbeid) og at internkommunikasjon er tidkrevende. For mange er det også vanskelig å jobbe utenfor kontoret, møtene er papirbaserte og avhengig av at deltakerne er på samme sted, fellesløsningene oppleves som tungvinne å bruke og mye tid forsvinner til IT-relatert plunder og heft i hverdagen. 

Unngå IT-fella

Som ledere er vi ansvarlig for å sikre en bærekraftig økonomi for organisasjonen. Det betyr for mange å bruke en større andel av lønnskostnadene til å øke driftsinntekter og forbedre medlemstjenestene. Kostnadene må tilpasses inntektene, og det er viktig å ikke glemme at vi samtidig må ha rom for nødvendige endringer og investeringer for å sette endringen ut i livet. For ideelle virksomheter er det avgjørende å sikre at mest mulig av inntektene går til formålet. Det forutsetter en rimelig og rasjonell administrasjon.

Endringer blir sjelden møtt med jubelbrus i organisasjonen, men mange ledere og medarbeidere føler at foreningen sitter litt fast i fortiden og at modernisering og fornyelse nå er helt nødvendig.

Dessverre ser vi alt for ofte at behovet for modernisering blir forsøkt løst med en oppgradering av IT-systemet, og at oppgaven blir gitt til foreningens IT-ansvarlige. Det er å begynne i feil ende, og en risikerer å få løsninger som ikke blir tatt i bruk slik det er tenkt. Det var vel ikke meningen at investeringen som skulle modernisere og rasjonalisere i stedet gav høyere kostnader og uendret organisasjon?

Det er virksomheten som skal digitaliseres, ikke IT-systemet

Start i den andre enden, med organisasjonen, arbeidsprosessene og økonomien. Digitalisering skal gi varige forbedringer i foreningens inntekts- og kostnadsstruktur, økt jobbtilfredsstillelse og medlemsengasjement.

Størst sannsynlighet for å lykkes har foreninger der generalsekretæren betrakter digitaliseringen som et internt endringsarbeid og tar de nødvendige grep: Hvordan avdekke forbedringsmuligheter, finne nærliggende tiltak med lav risiko og kostnad, og gjøre endringene i riktig rekkefølge?

Skykontoret har hjulpet et 30-talls foreninger i Oslo med å identifisere og prioritere tiltak for digitalisering og modernisering. Vi møter dere gjerne for å dele våre erfaringer, og tilbyr til de som ønsker det å lage et forslag til en strategisk digitaliseringsplan uten noen kostnader for foreningen.