Hvordan går vi frem for å finne medlemsløsningen som passer for oss?

Mange foreninger og forbund i Norge har praktisk erfaring med å få utviklet et tilpasset medlemssystem og følt konsekvensene av det på kroppen. Ingen av de Skykontoret har snakket med ønsker å gjøre det på nytt. De ønsker nå et standard system i stedet, som har mange brukere. Dette ønsker de å leie som en fast, løpende tjeneste slik at de slipper å sitte med utviklings- og vedlikeholdsansvar selv, og der fremtidige oppgraderinger og løpende drift er inkludert i prisen slik at skjulte kostnadsbomber kan unngås.

Disse ønskene bunner i erkjennelsen om at verden har blitt så kompleks og endrer seg så hyppig at for å mestre arbeidet må vi fremover gi bedre opplæring og støtte på IT. Skal organisasjonen klare å ta i bruk de nye løsningene, og nå sine mål, må vi derfor frigjøre ressurser til dette fremover.

tynn_is.png

Når beveger du deg på tynn is?

De fleste er nok i dag klar over dette, men blir likevel utsatt for krefter som drar en vekk fra land og utpå tynn is, der det er stor risiko for å plumpe gjennom. Disse kreftene kommer fra flere kanter, både internt og eksternt:

Administrasjonen: "Det å skifte til hyppig endringstakt og nye arbeidsmetoder har kommet brått på organisasjonen og er tungt å få til. Vi har derfor blitt enige om å bestille løsningen med de tilpasningene som er nødvendige for å støtte våre arbeidsmetoder."

Tynn is: Slike tilpasninger fører ofte til at standardløsninger må tas ut av leie-modellen og i stedet installeres lokalt med egen driftspartner (eie-modellen). Da vil dette kunne forhindre den ønskede leie-modellen, forsinke innføringen av nye arbeidsmetoder og resultere i en hybrid løsning med høyere kompleksitet og driftskostnader. Vår erfaring er at de som har gjort dette valget angrer, og blir tvunget tilbake til start for å kjøre prosessen på nytt.

Brukere: "Medlemssystemet som kan leies har ikke all funksjonalitet vi trenger. Bruken oppleves tungvinn og utskriftene kommer ikke riktig."

Tynn is: Brukerne har ofte rett i det. Faren er derfor stor for å bli dratt ut i et utviklingsprosjekt der du likevel blir sittende med eierforpliktelsene, til tross for at utgangspunktet var en abonnementsløsning. Husk at moderne løsninger (som leies) ofte forutsetter moderne arbeidsmetoder. Å skulle skrive ut på papir er neppe et naturlig steg i en moderne arbeidsmetode. Å starte med anskaffelse av medlemssystem er her å begynne i feil ende. Du må rykke tilbake til start.

IT:  "Når leverandøren eier løsningen som mange kunder leier av dem, blir løsningen oppgradert og utvidet med ny funksjonalitet på kontinuerlig basis uten at vi har full kontroll over omfanget og tidspunktet for endringene. Vi har flere skyløsninger også, og alle endres ganske hyppig. Hvem ivaretar vårt totalbehov for hvordan vi skal forholde oss, følger opp leverandørene, passer på at integrasjonene fungerer etter endringene og koordinerer internt og eksternt? Hvem forbereder organisasjonen, og gir nødvendig veiledning og opplæring?"

Tynn is: IT har rett, med nye løsninger kommer nye problemstillinger. Dersom disse utfordringen ikke løses riktig risikerer du å gå glipp av viktige fordeler med abonnementsløsningene. Etabler faste tjenester som løser disse utfordringene før du starter implementering. 

Brukere: "Dette skulle jo være en toppmoderne, integrert løsning! Så hvorfor: a) trenger vi en ekstra innlogging for å komme inn, b) er det så vanskelig å komme inn utenfor kontoret og c) er ikke e-post, fellesdokumenter og økonomi inne på medlemsløsningen?"

Tynn is: Integrerte, skybaserte løsninger (som f eks Dynamics 365/CRM Online) forutsetter en eksisterende skybasert infrastruktur (for Dynamics 365/CRM Online er dette Office 365) som den kan integrere med. Både skyløsningen og tjenestene rundt den som er nødvendige for at brukerne klarer å ta denne i bruk må på plass først. Du må rykke tilbake til start, grunnmuren må bygges først.

Slik holder du deg (stort sett) trygt på land

For å øke sannsynligheten for å lykkes er det viktig å begynne i riktig ende og gjøre en ting av gangen. Start med hva dere ønsker å oppnå og hvordan en totalløsning kan se ut. Ikke bruk tid på å diskutere krav til teknisk funksjonalitet.

Snakk deretter med eksperter på digitalisering og IT. Når de forstår hvem dere er, hva dere har i dag og hva dere ønsker å oppnå, kan de finne den totalløsningen som passer best.

Forsøk heller ikke å implementere totalløsningen med ett stort prosjekt. Det er risikabelt. La i stedet ekspertene foreslå hvordan løsningen kan deles opp i mindre deler. Hvilke deler er enkle å få til både fra et teknisk og organisatorisk ståsted, og som dermed har lav risiko og kostnad? Ofte er det fornuftig å starte med disse.

Det er mye lettere å få med organisasjonen på en endring hvis endringen kommer etter en annen endring som var vellykket. Rekkefølgen og størrelsen på endringene bør være veloverveid og godt planlagt. 

Foreninger og forbund i Oslo har mulighet til å få hjelp til å utarbeide en strategisk plan for dette kostnadsfritt og uforpliktende, se her.

Et tredvetalls foreninger og forbund har allerede benyttet seg av denne muligheten, og mange har deretter:

  1. etablert nye IT-tjenester som har kontinuerlig opplæringstilbud for alle inkludert i prisen, og annen støtte som hjelper organisasjonen til å nyttiggjøre seg moderne løsninger
  2. skiftet til moderne skybasert kontorstøtte som støtter nye, abonnementsbaserte medlemsløsninger og etablert fast støtte for å gå over til nye arbeidsmetoder
  3. gått ut til leverandører av medlemsløsning først når konsekvensene ved eie- / leie-modellen er tydelige, og de har en klar plan for når og hvordan løsningen skal innføres i organisasjonen