Noen spørsmål fra folk med “IT-teknisk” fokus fra organisasjonen, med svar fra Skykontoret:

gyldig pr 3.10.19

Hei igjen

Tusen takk for rask tilbakemelding på tilbudet vi laget. Det var fint med tilleggsspørsmålene du stilte, det gir oss muligheten til å oppklare det som ser ut til å være flere misforståelser:

  1. Det dere har forespurt er i all hovedsak IT-drift. Dette er enten helt, eller tilnærmet kostnadsfritt i dag. Er dere ideelle, som flere andre friluftsorganisasjoner er (og som vi har som kunder), er det helt kostnadsfritt (se f eks her). Dersom dere ikke er, eller blir godkjent, er kostnaden til IT-drift likevel så lav (under kr 100,- pr bruker/mnd) og så standardisert og utbredt i Norge og resten av verden at vårt klare råd til dere er å skifte til dette uansett.

  2. Skykontoret har nok ikke høyere pris på IT-drift enn øvrige tilbud dere har fått inn, da det både er Microsoft som leverer og priser dette og ikke oss. Det ville i dag vært meget rart om de øvrige tilbudet dere har fått ikke også skulle våre basert på Microsofts skyløsning. For lik løsning har da alle forhandlerne av dette lik pris.

  3. Det som passer best for dere er helt klart Microsofts skyløsning, som dere kan kjøpe på egen hånd, fra oss, eller fra en av mange hundre forhandlere i Norge. Det har de aller fleste organisasjoner og foreninger i Norge allerede gjort (men mange er ikke klar over det).

  4. Dere har nok også allerede denne skyløsning i dag, fordi dere skriver dere får e-post fra Microsoft (de leverer ikke annet lengre). Vi kaller dette en skytjeneste fordi dere i så fall samtidig har drift, backup, oppetidsgaranti (finansielt støttet SLA på 99,9%) fra denne. Men det kan hende dere tror det er en norsk forhandler som leverer dette til dere i dag?

    Vi har forsøkt å beskrive tilbudet ut fra det vi gjennomgikk i møtet, og det vi over mange år har erfart at organisasjoner som er sammenlignbare med dere har behov for. Vi er klar over at vi har lagt mindre vekt på det dere strengt tatt har bedt om tilbud på (se punkt 1), vi har i stedet lagt vekt på:

    a. Engangskostnad på hvordan OF skal kunne flytte over i ny løsning og få tak i og nyttiggjøre seg fordelene over, på en trygg og sikker måte, med riktig oppsett som passer for dere. Da kan bruken i hverdagen blir mye enklere for brukerne (f eks kun ett brukernavn og passord overalt).

    b. En fast IT-tjeneste til fast, lik pris for alle, for å hjelpe og støtte organisasjonen og brukerne til å klare å bruke disse tjenestene for å gjøre jobben - på kontinuerlig basis.

    c. For å kunne gi god hjelp i b) i dag, er vår erfaring at leverandøren må vite en god del om hvilken jobb brukerne skal gjøre - hva de ønsker å oppnå med IT-bruken. Da er det ikke tilfeldig hvor de jobber, vi kan ikke hjelpe alle. Skykontoret har valgt å spesialisere seg på foreninger og organisasjoner. Prisen på den tilbudte tjenesten med støtte fra brukerstøtte, løpende lynkurs og selvbetjeningsportal er spesielt for denne målgruppen, og etter vår oppfatning særdeles konkurransedyktig.

  5. Det kan kanskje være vel så matnyttig for gruppen som skal vurdere å høre direkte fra brukerne av de ulike tjenestene som tilbys. Dere kan selvsagt høre direkte fra ledere og brukere hos de kunder vi har oppgitt i tilbudet. Vi har også to videoer som dere gjerne kan se på: Kundeuttalelser og råd fra direktør Torbjørn Vinje i Kommunalteknisk Forening. Ettersom dere spurte om selvbetjeningsportal har vi også en liten video om denne.

Jeg har ellers forsøkt å svare kort på de andre spørsmålene du hadde nedenfor. Men mye av dette er noe som alle kan levere i dag, for eksempel PC´er, der prisdifferansen som regel er mindre enn de direkte lønnskostnadene som medgår for dere til å etterspørre alternativ pris på lik konfigurasjon :-) Det er heller ingenting i Avtalene med Skykontoret som hindrer OF i å kjøpe hva som helst fra akkurat de de vil, når som helst.

Støtte til å vurdere behovet og råd til anskaffelser er jo en annen sak.

Ha en fin dag :)

Mhv

Skykontoret

Spørsmål fra foreningen

Hei, tusen takk for tilbud.

Umiddelbart virker det å ligge vesentlig høyere i pris enn de øvrige tilbudene vi har mottatt, men vi må se nærmere på innholdet før vi kan trekke den endelige konklusjonen.

Ja gjør det! :)

Vi har noen avklaringer og spørsmål til tilbudet nedenfor, som vi ønsker svar på:

Oppklaring;

Det har trolig oppstått en misforståelse idet tilbudet har mange referanser til «skytjenesten vi har». Vi har per i dag ingen skytjeneste ut over at vi har e-post tjenesten under windows365. Alt annet finnes per i dag på lokal server.

Vi har ikke hørt om noen tjeneste som heter Windows365 (Microsoft leverer ingen annen e-post tjeneste for virksomheter enn dette i dag), og tenker at har skytjenesten Office 365 at dere i dag kun har fått tilgjengeliggjort e-post fra denne. Dette er en skytjeneste, som da inkluderer drift av e-post, SLA, lagring, backup (retention).

Noen spørsmål:

Vi har i dag bredbåndsforbindelse med båndbredde 50/50 Mbps. Vil dette være tilstrekkelig ytelse for nytt driftskonsept med tanke på at det i noen tilfeller kan være opptil 20 samtidige brukere her på kontoret. 

Ja.

Dagens fileserver har lagret ca. 1,6 TB data.  

Hvilken datalagringskapasitet ligger i tilbudets angitte pris, og hva er pris for utvidelse av dette ? 

Med OneDrive i skytjenesten har dere Inkludert 25TB lagring per bruker. Fra Microsofts beskrivelse: "Lagringsplass på opptil 25 TB per bruker er klargjort i OneDrive for Business. Utover 25 TB klargjøres lagringsplassen som gruppeområder i SharePoint på 25 TB for individuelle brukere." se detaljer her.

 Hvilken backupkapasitet ligger i tilbudets angitte pris, og hva er pris for utvidelse av dette? se svar under.

Hvilken backupstrategi benyttes? Hvor ofte tas bakcup og hvor langt tilbake er data sikret? se svar under.

 Kan vi ved behov selv hente ut data fra backup?  Ja.

Kapasiteten er alltid tilsvarende lagringsbehovet, dette er i dag automatisert. Tjenesten Microsoft har for å hente tilbake slettede data er både selvbetjent og kan gjøres av brukerstøtte hos oss (og andre). Tjenesten kalles "retention" og er helautomatisk.

Som standard kan en gå 93 dager tilbake i tid. Det imidlertid konfigureres så lang oppbevaring som ønskelig (f eks 10 år), men da er ikke tjenesten lengre selvbetjent. Dette settes opp i samråd med kunden da en også må passe på GDPR-samsvar (samsvar med ny personvernlov).

Ovennevnte gjelder også e-post (med den tjenesten dere trolig har i dag)

Dette er ikke det samme som å hente tidligere versjoner av et dokument. Denne funksjonen er også inkludert, og tilgjengelig både som selvbetjening og med hjelp fra brukerstøtte. Alle kan f eks hente opp en tidligere utgave av et lagret word-dokument (utenom noe "backup-tjeneste).

Benytter dere en kundeportal der brukere kan gå inn og melde inn saker og deretter se status på innmeldte saker?  

Ja, i høyeste grad. Den har også mange andre nyttige funksjoner, blant annet kunnskapsbase og administrasjon av brukere, fullt innsyn i økonomi etc. Vi mener en veldig viktig funksjon for en kundeportal er at brukerne slipper å logge inn ved at innloggingen skjer automatisk (dette kan gjøres fordi brukerne jo allerede er innlogget i skyen).

Vi er meget stolte av vår kundeportal, her er en liten video om denne fra Monica hos oss:

Hvilke begrensninger gjelder evt.  for henvendelser om brukerstøtte? Antall henvendelser, tid bruk e.l?

Ubegrenset antall henvendelser og tid, kl 08-16 hverdager, se ellers avtalen.

 Kan dere angi en ca. priser på anskaffelse av følgende  :

1. Laptop med 14’’ skjerm full HD, i5 eller i7 prosessor, 8GB RAM, 256 GB SSD. 

1. Laptop med 14’’ skjerm full HD, i7 prosessor, 16GB RAM, 512 GB SSD 

2. Docking og ekstern  27’’ skjerm

Alle kan i dag levere PC´er i utall varianter, der prisen stort sett er avhengig av svært detaljerte spesifikasjoner og varierer mindre fra en forhandler til en annen. Men vi er partner med Lenovo og kan levere spesielt konkurransedyktige priser på dette.

Hvilken garanti tilbys på nye PC ?

Vi anbefaler alltid 3 års garanti med på-stedet- service

Hvilke SLA garantier ligger innenfor tilbudets pris?

Skytjenesten Office 365 har garantert oppetid på 99,9 % og en finansielt støttet servicenivåavtale (SLA) - se beskrivelse her.

Hva er normal leveringstid på en ny PC ? 

1-2 virkedager.

Tilbys lånePC ved innlevering av PC for reparasjon? 

Vi har p.t. låne-PC´er som er eid av oss og som lånes ut - benyttes i stor utstrekning av spesielt DNT Oslo.

Er det mulig å bestille utvidet beredskap / vakttjeneste ved behov? Og kan dette bestilles for kortere perioder? 

Ja.

Kan Skykontoret tilby leasing og driftsavtale på printere? 

Ja, vi har partnere som kan ordne dette. 

Vi håper dere kan gi oss svar på disse spørsmålene. Tusen takk på forhånd og ha en riktig god dag!

Mvh

Foreningen